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International Office
Akademisches Auslandsamt

Ablauf und Formalitäten

1. Abklärungen vorab: DozentIn nimmt frühzeitig Kontakt mit der Referentin für Staff Mobility, Frau Lauer, auf, um abzuklären, ob der geplante Auslandsaufenthalt den Förderkriterien entspricht und ob ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen. DozentIn holt Einverständnis von DekanIn ein.

2. Kontaktaufnahme mit Partnerhochschulen: Auf Wunsch unterstützt Fr. Lauer Interessenten bei der Kontaktaufnahme mit der Partnerhochschule. Die inhaltliche Planung sowie die Organisation von Reise und Unterbringung sind von BewerberIn aber selbständig vorzunehmen.

3. Mobility Agreement:
 DozentIn spricht terminliche und inhaltliche Einzelheiten der geplanten Dozentenmobilität mit der Gasthochschule ab, füllt das Mobility Agreement aus und lässt es von der Gasthochschule unterschreiben.

4. Antrag: DozentIn reicht bei Fr. Lauer das von beiden Seiten unterzeichnete Mobility Agreement sowie den Antrag auf Förderung einer ERASMUS+ Dozentenmobilität ein. Anträge für ein Kalenderjahr sollten bis Ende Januar eingereicht werden, sind aber - mit geringerer Förderchance - auch später möglich.

5. Bewilligung: Liegen beide Dokumente vollständig ausgefüllt vor und ist der Antrag förderfähig, erhält DozentIn von Fr. Lauer per Hauspost

  • das Bewilligungsschreiben mit Informationen zum Ablauf
  • das Grant Agreement (Vertrag mit Angaben zur Förderhöhe sowie Rechten und Pflichten) in 2-facher Ausfertigung; eine davon muss vor Beginn der Mobilität gegengezeichnet und im Original an Fr. Lauer zurückgeschickt werden
  • einen personalisierten Vordruck des Letter of Confirmation, der an die Gasthochschule mitgenommen, dort ausgefüllt und nach der Mobilität bei Fr. Lauer abgegeben werden muss.
6. Dienstreiseantrag: Gleichzeitig informiert Fr. Lauer die/den DozentIn per Mail über das korrekte Ausfüllen des DR-Antrags (Besonderheiten bei ERASMUS-Mobilitäten!). DozentIn stellt DR-Antrag. Fr. Lauer trägt Höhe der ERASMUS-Förderung und Kostenstelle ein und leitet Antrag zur Genehmigung an Dekan weiter.

7. Vorschuss: Wenn der DR-Antrag genehmigt ist und Fr. Lauer das gegen- gezeichnete Grant Agreement, s.o., erhalten hat, weist sie bei der Zahlstelle die Überweisung der gesamten ERASMUS-Förderung als Vorschuss an.

8. Nach der Mobilität: Innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Mobilität ist der/die DozentIn verpflichtet,  

  • am sog. EU-Survey teilzunehmen, der aus dem Mobility Tool der EU per E-Mail zugeschickt wird
  • die DR-Abrechnung mit allen Reisebelegen sowie den Letter of Confirmation, s.o., bei Fr. Lauer einzureichen.
9. Überprüfung: Fr. Lauer prüft, ob die Berichtspflicht erfüllt wurde und ob die im Letter of Confirmation und in der DR-Abrechnung gemachten Angaben (Daten, Zahl der Unterrichtsstunden) mit denen im Mobility Agreement übereinstimmen. Abweichungen können zur Verringerung oder Rücknahme des Mobilitätszuschusses führen. Abschließend leitet sie die DR-Abrechnung mit Angaben zur endgültigen Förderhöhe an die Haushaltsabteilung weiter.

10. Abrechnung: Die Haushaltsabteilung errechnet die Reisekosten gem. Landesreisekostengesetz (LRKG). Sollten die so errechneten Reisekosten niedriger ausfallen als der bewilligte Mobilitätszuschuss, bleibt die Differenz bei dem/der DozentIn, muss jedoch versteuert werden. Für den Fall, dass sie höher ausfallen, empfiehlt es sich, bereits vorab mit DekanIn abzuklären, ob er/sie bereit ist, die Differenz zu übernehmen; er/sie hat dann die Möglichkeit, dafür schon im Dienstreiseantrag neben der ERASMUS-Kostenstelle eine zweite Kostenstelle anzugeben.