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International Office
Akademisches Auslandsamt

Ablauf und Formalitäten

1. Antrag 1: Die Antragsfrist für Personalmobilitäten im Zeitraum 1. März 2019  bis 31. Mai 2020 war der 11. Januar 2019. Nächste Antragsfrist der 15. Januar 2020. Bis dahin ist bei Fr. Lauer der vollständig ausgefüllte und auch vom Vorgesetzten unterschriebene Antrag 1 (ausfüllbares pdf-Formular) mit einem formlosen Motivationsschreiben einzureichen. In Antrag 1 werden noch keine Daten oder sonstige konkrete Angaben zum Vorhaben verlangt.

2. Auswahl: Gehen mehr Anträge ein als Plätze zur Verfügung stehen, wird eine Auswahlkommission gebildet, die sich aus je einem Vertreter von Rektorat, Professorenschaft, Personalrat und Personalentwicklung sowie der Referentin für Staff Mobility zusammensetzt. Mit Hilfe eines Punktesystems legt diese eine Rangfolge der Anträge fest. Vorrangig berücksichtigt werden Vorhaben mit hoher Relevanz für die Tätigkeit des Bewerbers / der Bewerberin an unserer Hochschule und Anträge von BewerberInnen, die bisher noch keine Personalmobilität durchgeführt haben bzw. bei denen diese schon länger zurückliegt.

3. Bewilligung: Die ausgewählten Antragsteller erhalten ein Bewilligungsschreiben und sollten dann umgehend mit der konkreten Planung ihres Vorhabens beginnen. Sie erhalten auch Hinweise zum Ausfüllen des Dienstreiseantrags (Besonderheiten bei ERASMUS-Mobilitäten).

4. Planung: Für diejenigen, die eine individuelle Hospitation an einer Partnerhochschule durchführen möchten, stellt Fr. Lauer den Erstkontakt her. Alle anderen Maßnahmen müssen in Eigeninitiative angebahnt werden. Auch die Reise, Unterbringung und ggf. die Abstimmung des Arbeitsprogramms sind von den Teilnehmenden selbst zu organisieren. Wenn das bewilligte Vorhaben nicht realisiert werden kann, sind die Antragsteller verpflichtet, Fr. Lauer so früh wie möglich zu benachrichtigen, damit ggf. andere Bewerber nachrücken bzw. freie Plätze neu ausgeschrieben werden können.

5. Dienstreiseantrag und Antrag 2: Wenn die Realisierung des Vorhabens bestätigt ist, stellt die/der Teilnehmende den Dienstreiseantrag und reicht, nach Möglichkeit bis 31. Mai, bei Fr. Lauer ein:

  • Antrag 2
  • Kopie der Einladung oder Teilnahmebestätigung der gastgebenden Institution
6. ERASMUS+ Formulare: Wenn der Dienstreiseantrag genehmigt ist und Fr. Lauer die beiden unter 5. genannten Dokumente vorliegen, lässt sie dem/der Teilnehmenden zukommen:

  • das Grant Agreement, das vom Teilnehmenden vor Beginn der Mobilität gegengezeichnet werden muss
  • das Mobility Agreement, das vom Teilnehmenden ausgefüllt und von ihm/ihr und der Gasteinrichtung vor Beginn der Mobilität unterzeichnet werden muss
  • den Letter of Confirmation, mit dem die Gasteinrichtung die Mobilität bestätigen muss, wenn die/der Teilnehmende vor Ort ist.
7. Vorschuss: Wenn der DR-Antrag genehmigt ist und Fr. Lauer sowohl Grant Agreement als auch Mobility Agreement mit den geforderten Unterschriften erhalten hat, weist sie bei der Zahlstelle die Überweisung der gesamten ERASMUS-Förderung als Vorschuss an. Bei 2-wöchigen Mobilitäten kann bei der Zahlstelle (formlos, aber schriftlich) ein weiterer Vorschuss bis zu 500 € beantragt werden.

8. Nach der Mobilität: Innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Mobilität ist der/die Teilnehmende verpflichtet,

  • am sog. EU-Survey teilzunehmen, der aus dem Mobility Tool der EU per E-Mail zugeschickt wird
  • die DR-Abrechnung mit allen Reisebelegen sowie den Letter of Confirmation, s.o., bei Fr. Lauer einzureichen.
9. Überprüfung: Fr. Lauer prüft, ob die Berichtspflicht erfüllt wurde und ob die im Letter of Confirmation und in der DR-Abrechnung gemachten Angaben mit denen im Mobility Agreement übereinstimmen. Abweichungen können zur Verringerung oder Rücknahme des Mobilitätszuschusses führen. Abschließend leitet sie die DR-Abrechnung mit Angaben zur endgültigen Förderhöhe an die Haushaltsabteilung weiter.

10. Abrechnung: Die Haushaltsabteilung errechnet die Reisekosten gem. Landesreisekostengesetz (LRKG). Sollten die so errechneten Reisekosten niedriger ausfallen als der bewilligte Mobilitätszuschuss, bleibt die Differenz bei dem/der Teilnehmer/in, muss jedoch versteuert werden. Für den Fall, dass sie höher ausfallen, übernimmt die Hochschule die Zusatzkosten bis zu 500 €, s. Finanzierung.